昨今、ニュースなどで耳にする機会が増えた”脱ハンコ”というワード。
昨年より政府が行政手続きでの脱ハンコの取り組みを開始し、地方自治体・民間企業でも今までハンコを使って行われていた業務の見直しが進んでいます。
日々の業務のなかで、申請・承認業務に関わらずハンコを使うシーンは多々あります。在宅勤務をすることがめずらしくない今でも、ハンコのためだけに出社しなければいけない…そんなストレスを感じている方も未だにいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、中小企業向けのグループウェア サイボウズ Officeのユーザーを対象にした調査結果を紹介しつつ、中小企業における”脱ハンコ”の取り組みについて考えていきます。
"脱ハンコ"についてどう思う？
サイボウズ Officeユーザーを対象に、押印業務に対して感じている課題・ストレスを調査したところ、以下のような回答が得られました。
上記以外にも、
- 「押印のためだけに出社しなければならない」
- 「代理で押印することも多く意味がない」
- 「押印されないまま、忘れられて放置される」
などの回答がありました。
これらの課題・ストレスに心当たりのある職場は、少なくないのではないでしょうか。
“脱ハンコ”についてどう思うか聞いたところ、「とても共感する」「共感する」という回答が全体の約87％となりました。
回答者の多くが、”脱ハンコ”に前向きな姿勢であることがわかります。
課題・ストレスを感じつつも、今まで当たり前のようにハンコで行ってきた膨大な業務。
だたハンコを使うのを止めても、それらの業務がなくなるわけではありません。みなさまが感じている押印業務の課題・ストレスを解決し、業務を効率化できるツールが必要になります。
"脱ハンコ"を進めるためにはどんなツールが必要か？
ハンコを押すのをやめても、今まで行ってきた押印業務はなくなりません。ハンコが果たしていた役割を担う新たなツールを導入し、業務を効率化していく必要があります。
各種申請書や稟議書などを電子化し、申請・承認・決裁を行うシステムを一般的に「ワークフロー」といいます。「ワークフロー」を導入することで、今まで紙とハンコで行ってきた様々な業務プロセスをスムーズに実行できるようになります。
サイボウズ Office「ワークフロー」の活用効果は？
社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージでご提供するサイボウズ Office。上記でご紹介した「ワークフロー」も基本機能として搭載されています。
ここからは、月に1回以上「ワークフロー」を利用していると回答したサイボウズ Officeユーザーへの調査結果をご紹介します。
まずは「ワークフロー」の利用用途を聞きました。
以下の結果から、社内で行われる様々な申請業務で、「ワークフロー」が利用されていることがわかります。「その他」と回答したユーザーに具体的な内容を聞くと、出張申請・残業申請・稟議書などの回答がありました。会社ごとに業務にあった使い方をしていることがわかります。
上記のような使い方で、実際に効果は感じられているのでしょうか。
「ワークフロー」に対するユーザーのみなさまのお気持ちを聞いたところ、なんと90％を超えるユーザーが「非常に役立っている」「役立っている」と回答しました。
「非常に役立っている」「役立っている」と回答したユーザーに、具体的な理由を聞くと以下のような回答が得られました。
冒頭で紹介した、押印業務に対して多くの回答者が感じていた「処理に時間がかかる」「進捗状況が把握できない」「後から探すのが手間」といった課題・ストレスを解決できるツールであることがわかります。
また、申請者、承認者、さらには申請後の処理を行う総務・財務担当者それぞれにメリットがありそうです。
専門知識もないし、新しいシステムなんて使いこなせない…と思っている方へ
業務効率化のためにも”脱ハンコ”に取り組みたいけれど、ITツールに馴染みがない社員が多いことや、導入を進める専門知識を持った人材がいないことがネックになっている企業も多いのではないでしょうか。
サイボウズ Officeのユーザー調査では、はじめてグループウェアを導入した企業が約50％、60歳以上の方が利用している企業が約70％となっています。
実際に「ワークフロー」を使って”脱ハンコ”に取り組んでいるユーザー様からは以下のような声をいただいています。
株式会社宮崎南不動産
このようなITツールに慣れている若手の社員だけではなく、申請処理を多く扱う管理職、承認・決裁を行う社長にも評判がよく社内での満足度はかなり高いです。
申請業務について、最終的には社長が決裁しないといけない案件が多いが、社長は多忙なので、常に会社にいて案件を確認できるわけではない。サイボウズ Office「ワークフロー」を導入したことで、決裁完了までに時間がかかっていた各種申請業務がスムーズに進むようになった。
株式会社斉藤建設
新しいツールになかなか慣れるのが難しい60-70代の社員にも、サイボウズ Officeの「ワークフロー」が浸透しており、「ワークフロー」を使った業務改善にチャレンジできています。
稟議書、休日出勤届け、通勤経路申請など社内のほとんどの申請業務をサイボウズ Office「ワークフロー」で行っている。
ユーザーの年齢層は高めで、60-70代の社員も多いが、「ワークフロー」はかなり社内に浸透している。
社会福祉法人みやび
サイボウズ Officeの「ワークフロー」は工夫次第で色々な使い方ができます。初期費用ゼロ、月単位の契約なので、合わなければやめるくらいの気軽さでいいと思います。
費用も1ユーザー月額500円、もう導入しない理由がわかりません！
11もの認可保育園を運営する同社。サイボウズ Officeは複数の保育園をつなぐコミュニケーションツールとなっている。
「ワークフロー」では、購買・採用・押印などの申請が1日に10件は行われ、即日決裁をすることができている。事務業務を効率化できたことで、本業である保育により一層力を入れられている。
うちの会社では、ハンコに代わるシステムを導入するより、ハンコを使い続けた方が結局手間がかからない…そう思って”脱ハンコ”を諦めていませんか？
サイボウズ Officeは月額500円／1ユーザーで導入できる、「誰でもかんたんに使える」ことにこだわった中小企業向けのグループウェアです。“脱ハンコ”への意欲はあるけど、新しいシステム導入への不安から踏み出せないという方々にぜひ選んでいただきたいツールです。
“脱ハンコ”の流れが世間で強まっている今、ぜひサイボウズ Officeと一緒に取り組みをはじめてみませんか？
